퇴사자 OneDrive 파일, 후임자에게 안전하게 넘기는 5단계

직원이 퇴사할 때 OneDrive 폴더를 통째로 후임자에게 공유하면 인수인계가 끝난 걸까요?

그렇지 않습니다. 퇴사자의 OneDrive는 그 직원에게 연결된 개인 업무 공간입니다. 필요한 파일을 찾고, 앞으로 함께 써야 할 문서는 팀 저장소로 옮기고, 새 책임자와 접근 권한까지 정해야 인계가 끝납니다.

이 글은 계정 삭제 전체 절차가 아니라 퇴사자 OneDrive 파일을 넘기는 방법에만 집중합니다.

먼저 확인할 핵심 요약

• 계정 삭제 전에 인계 대상을 정합니다. 누가 파일을 검토하고 어떤 문서를 보관할지 먼저 결정해야 합니다.
• 장기 업무 문서는 후임자의 OneDrive보다 SharePoint에 둡니다. 담당자가 다시 바뀌어도 팀이 계속 접근할 수 있어야 합니다.
• 기본 보존 기간만 믿고 미루지 않습니다. 삭제된 사용자의 OneDrive 보존 기간은 기본 30일이며 관리자가 30~3,650일 범위에서 설정할 수 있지만, 인계는 퇴사 전후에 바로 끝내는 것이 안전합니다.¹²

OneDrive 인계가 단순한 폴더 복사가 아닌 이유

OneDrive는 개인 업무 파일을 저장하고 작업하는 공간입니다. 반면 여러 사람이 계속 사용해야 하는 부서 문서와 프로젝트 자료는 SharePoint 문서 라이브러리가 더 적합합니다.

퇴사자의 자료를 후임자 OneDrive로만 옮기면 다음 퇴사나 부서 이동 때 같은 문제가 반복됩니다. 고객사 자료, 계약 문서, 공용 양식처럼 회사가 계속 관리해야 하는 파일은 개인이 아니라 팀이 소유하는 위치로 옮겨야 합니다.

저장 위치를 먼저 구분하고 싶다면 OneDrive와 SharePoint, 회사 문서는 어디에 저장해야 할까?를 함께 확인해 보세요.

퇴사자 OneDrive 파일을 넘기는 5단계

1. 퇴사 당일 전에 인계 책임자를 정합니다

먼저 후임자나 부서 책임자 한 명을 인계 책임자로 지정합니다. IT 관리자는 접근 경로를 열어줄 수 있지만 어떤 문서가 실제 업무 자료인지는 현업 책임자가 더 잘 판단합니다.

아래 세 가지를 짧게 기록해 두면 좋습니다.

• 파일을 검토할 사람
• 장기 보관 여부를 결정할 사람
• 최종 이동이 완료됐는지 확인할 사람

가능하다면 퇴사자가 근무 중일 때 주요 폴더와 진행 중인 문서를 직접 표시하게 합니다. 계정이 삭제된 뒤 모든 파일의 의미를 추측하는 것보다 빠르고 정확합니다.

2. 관리자가 필요한 사람에게 접근 권한을 부여합니다

사용자 계정은 유지하고 라이선스만 제거한 상태라면 관리자가 해당 OneDrive에 접근할 수 있습니다. Microsoft 365 관리 센터의 사용자 속성에서 OneDrive 파일 접근 링크를 만들고, 필요한 파일을 확인하거나 공유 라이브러리로 이동할 수 있습니다.¹

계정을 삭제하면 조직 설정에 따라 사용자의 관리자(manager)에게 OneDrive 접근 권한이 자동 위임될 수 있습니다. 하지만 관리자 정보가 없고 보조 소유자도 설정되지 않았다면 자동으로 접근할 사람이 없을 수 있습니다.³

따라서 자동 알림만 기다리지 말고 다음을 확인합니다.

• 퇴사자의 관리자 정보가 정확한가?
• 실제 인계 책임자가 OneDrive에 접근할 수 있는가?
• 임시로 부여한 관리자 권한을 인계 후 회수할 계획이 있는가?

3. 모든 파일이 아니라 필요한 업무 파일을 선별합니다

OneDrive 전체를 그대로 옮기면 불필요한 개인 작업 파일과 중복 문서까지 함께 남습니다. 먼저 다음 자료를 중심으로 선별합니다.

• 진행 중인 고객 및 프로젝트 문서
• 계약, 견적, 발주와 관련된 근거 자료
• 반복 업무에 사용하는 양식과 매뉴얼
• 후임자가 이어서 수정해야 하는 원본 파일
• 법무·회계·감사상 보관 기준이 있는 자료

반대로 임시 다운로드 파일, 중복본, 개인 메모처럼 업무 보관 가치가 없는 항목은 현업 책임자와 확인한 뒤 제외합니다. 민감 정보가 있다면 회사의 보존 정책과 접근 기준을 우선 적용해야 합니다.

4. 장기 보관 문서는 팀 SharePoint로 옮깁니다

후임자가 혼자 작업할 임시 자료라면 후임자의 OneDrive를 사용할 수 있습니다. 그러나 부서가 계속 사용하거나 여러 사람이 함께 관리해야 하는 문서는 팀 SharePoint 문서 라이브러리로 옮기는 편이 좋습니다.

이동 전에 목적지 폴더를 먼저 정합니다. 예를 들어 영업/고객사명, 기술지원/연도/고객사명처럼 현재 조직이 이해할 수 있는 구조를 사용합니다. 파일을 옮긴 뒤에는 원본 수와 주요 폴더가 맞는지 직접 비교합니다.

버전 기록이 중요한 문서는 특히 주의해야 합니다. Microsoft 안내에 따르면 Copy to로 복사할 때는 최신 버전만 복사되며, Move to는 문서 기록을 새 위치로 함께 이동할 수 있습니다. 다만 대상 라이브러리의 속성과 설정이 다르면 일부 메타데이터가 유지되지 않을 수 있으므로 핵심 문서는 이동 후 버전 기록과 속성을 확인해야 합니다.⁴

5. 링크와 권한을 점검하고 완료 기록을 남깁니다

파일 위치만 바뀌면 기존 공유 링크가 더 이상 원하는 방식으로 동작하지 않을 수 있습니다. 다음 항목을 실제 계정으로 확인합니다.

• 후임자가 새 위치에서 파일을 열고 편집할 수 있는가?
• 외부 공유 링크가 남아 있다면 계속 필요한가?
• 퇴사자만 소유하거나 관리하던 폴더가 없는가?
• 임시로 접근한 관리자와 인계 담당자의 권한을 회수했는가?

마지막으로 인계 일자, 확인자, 새 저장 위치, 예외 항목을 한 줄이라도 기록합니다. 나중에 “그 파일은 어디로 갔나요?”라는 질문이 생겼을 때 가장 유용한 정보입니다.

언제까지 끝내야 할까?

삭제된 사용자의 OneDrive는 기본 30일 동안 보존되며, SharePoint 관리 센터에서 30~3,650일 사이로 설정할 수 있습니다. 이 기간은 Microsoft 365 관리 센터에서 사용자 계정을 삭제한 시점부터 계산됩니다.²³

보존 기간이 끝나면 OneDrive는 사이트 모음 휴지통에서 93일 동안 남을 수 있지만, 이 단계에서는 기존 공유 콘텐츠에 사용자가 접근할 수 없고 SharePoint 관리자가 PowerShell로 복원해야 합니다.³⁵ 정상적인 인계 절차 대신 복구 기간에 의존해서는 안 되는 이유입니다.

현실적인 기준은 다음과 같습니다.

• 퇴사 전: 폴더 설명과 주요 문서 표시
• 퇴사 당일: 로그인 차단과 인계 책임자 접근 확인
• 퇴사 후 3~5영업일: 필요한 문서 선별 및 팀 저장소 이동
• 계정 삭제 전: 파일 수, 권한, 공유 링크, 완료 기록 최종 확인

계정 전체 정리 순서는 퇴사자 Microsoft 365 계정, 바로 삭제하면 안 되는 이유에서 확인할 수 있습니다.

자주 생기는 실수

후임자에게 퇴사자의 비밀번호를 알려줍니다

퇴사자 계정으로 대신 로그인하게 하면 누가 어떤 작업을 했는지 구분하기 어렵고 보안상 적절하지 않습니다. 관리 기능을 통해 필요한 사람에게 접근 권한을 부여해야 합니다.

OneDrive 전체를 후임자 OneDrive로 복사합니다

빠르게 보이지만 파일 소유가 다시 개인에게 묶입니다. 장기간 함께 사용할 자료는 팀 SharePoint로 옮기는 편이 관리하기 쉽습니다.

보존 기간이 있으니 나중에 처리합니다

기본 30일은 작업 기한의 여유일 뿐 인계 완료를 보장하는 백업이 아닙니다. 조직별 설정과 Microsoft Purview 보존 정책 또는 법적 보존 조치에 따라 실제 처리 방식이 달라질 수 있습니다.³

인계 완료 체크리스트

• 인계 책임자와 최종 확인자를 정했다.
• 퇴사자 OneDrive 접근 권한을 확인했다.
• 보관할 업무 파일과 제외할 파일을 선별했다.
• 공동 업무 문서를 팀 SharePoint로 옮겼다.
• 핵심 문서의 버전 기록과 속성을 확인했다.
• 외부 공유 링크와 내부 권한을 다시 점검했다.
• 임시 관리자 권한을 회수했다.
• 새 저장 위치와 완료 일자를 기록했다.

자주 묻는 질문

퇴사자의 OneDrive를 후임자에게 그대로 넘겨도 되나요?

임시 접근 권한을 주어 파일을 검토하게 할 수는 있지만, OneDrive 자체를 장기적인 팀 저장소처럼 사용하는 것은 권장하기 어렵습니다. 계속 사용할 공동 문서는 팀 SharePoint로 옮기고 소유와 권한을 조직 기준으로 다시 정하는 편이 안전합니다.

라이선스를 제거하면 OneDrive 파일이 바로 삭제되나요?

사용자 계정 삭제에 따른 기본 OneDrive 정리 기간은 계정을 Microsoft Entra ID에서 삭제할 때 시작되며, 로그인 차단이나 라이선스 제거만으로 시작되지는 않습니다.³ 다만 Microsoft는 라이선스가 없는 OneDrive 계정에 별도의 보관·과금 정책을 적용하고 있으므로, 장기간 방치하지 말고 현재 테넌트의 설정과 라이선스 상태를 확인해야 합니다.⁶

파일을 복사하면 이전 버전도 함께 넘어가나요?

Copy to는 최신 버전만 복사합니다. 버전 기록이 필요한 문서는 Move to 사용 가능 여부와 대상 라이브러리 설정을 확인하고, 이동 후 실제 버전 기록이 남았는지 검증해야 합니다.⁴

참고 자료

1. Step 5 - Give another employee access to OneDrive and Outlook data — Microsoft Learn, 2026-07-23 확인
2. Set the OneDrive retention for deleted users — Microsoft Learn, 2026-07-23 확인
3. OneDrive retention and deletion — Microsoft Learn, 2026-07-23 확인
4. Move or copy files in SharePoint — Microsoft Support, 2026-07-23 확인
5. Restore a deleted OneDrive — Microsoft Learn, 2026-07-23 확인
6. Manage unlicensed OneDrive user accounts — Microsoft Learn, 2026-07-23 확인