Teams 공유파일이 열리지 않아요｜같은 이메일의 레거시 사용자 계정 해결 사례

최근 카이온아이티가 확인한 실제 기술지원 문의입니다.

“Teams 채팅으로 공유받은 Word 파일이 열리지 않습니다. 같은 이메일을 사용하는 레거시 사용자 계정이 있다는 오류가 나옵니다.”

이 사용자는 이전에 Excel 파일 공유를 확인했을 때는 정상적으로 이용할 수 있었습니다. 그런데 Teams 채팅으로 공유된 Word 파일에서는 다음과 같은 안내가 표시됐습니다.

이 사이트에는 동일한 전자 메일을 사용하는 레거시 사용자 계정이 있습니다. 사이트 소유자 또는 관리자에게 이전 사용자 계정을 제거하도록 요청하세요.

여기서 레거시 사용자(Legacy User)란 별도의 계정 종류가 아닙니다. 퇴사자 계정을 삭제한 뒤에도 SharePoint 사이트에 남아 있는 이전 사용자의 계정 기록을 의미합니다.

예를 들어 다음 두 계정은 화면에 보이는 이메일 주소는 같지만 Microsoft 365에서는 서로 다른 사용자입니다.

• 이전 퇴사자 계정: abc@test.com — 과거에 발급된 내부 사용자 ID
• 신규 입사자 계정: abc@test.com — 새로 발급된 내부 사용자 ID

즉, 이메일 주소는 같지만 내부 사용자 ID가 다르기 때문에 SharePoint는 기존 사용자와 신규 사용자를 동일한 사람으로 처리하지 못합니다. 이때 사이트에 남아 있는 이전 계정 기록을 오류 문구에서 레거시 사용자 계정이라고 표현합니다.

Word와 Excel의 차이 때문에 발생한 문제일까요? 카이온아이티의 답변은 다음과 같습니다.

파일 형식의 문제가 아닙니다. 과거에 삭제된 계정과 같은 로그인 ID를 신규 입사자에게 다시 사용하면서, SharePoint에 남은 이전 사용자 정보와 현재 계정이 충돌한 문제입니다.

이번 기술지원에서는 신규 입사자의 계정 사용 기간이 일주일도 되지 않았고 공유한 자료도 거의 없다는 점을 확인했습니다. 이에 따라 기존 계정을 삭제하지 않고 신규 입사자의 로그인 ID를 고유한 주소로 변경했습니다. 이후 Teams와 Office의 웹·앱 및 공유파일 접근이 모두 정상적으로 작동하는 것을 확인했습니다.

같은 이메일인데 왜 다른 사용자로 인식할까요?

Microsoft 365 계정에는 사용자가 입력하는 이메일 주소 외에 계정을 구분하는 고유한 내부 ID가 있습니다. Microsoft Entra에서는 이를 Object ID라고 합니다. 쉽게 말하면 이메일 주소가 이름표라면 Object ID는 계정마다 발급되는 고유한 신분증 번호입니다.

사용자 계정을 삭제한 뒤 같은 이메일 주소로 새 계정을 만들면 겉으로 보이는 주소는 같지만 Object ID는 새로 발급됩니다. 그런데 사용자가 방문했던 SharePoint 사이트의 사용자 정보 목록에는 이전 Object ID가 남아 있을 수 있습니다.¹²

이 상태를 간단히 정리하면 다음과 같습니다.

계정이 6개월 전에 삭제됐더라도 같은 문제가 발생할 수 있습니다. Microsoft 365에서 사용자를 삭제해도 해당 사용자가 방문했던 SharePoint 사이트의 사용자 정보가 즉시 모두 제거되는 것은 아니기 때문입니다.²

Excel은 열렸는데 Word 파일은 왜 열리지 않았을까요?

중요한 기준은 파일 형식이 아니라 파일이 실제로 저장된 위치입니다.

Teams 채팅에 직접 올린 파일은 Teams 안에 별도로 저장되는 것이 아니라, 파일을 올린 사용자의 업무용 OneDrive에 저장됩니다. 반면 Teams 채널에 올린 파일은 팀과 연결된 SharePoint 사이트에 저장됩니다.³

따라서 지난번 Excel 파일과 이번 Word 파일의 저장 위치가 다르면 다음과 같은 상황이 생길 수 있습니다.

• 이전에 확인한 SharePoint 사이트에서는 현재 계정 정보가 정상적으로 등록됨
• 다른 사용자의 OneDrive에는 삭제된 이전 사용자 정보가 남아 있음
• 같은 사용자가 파일을 열어도 저장 위치에 따라 결과가 달라짐

SharePoint의 사용자 정보는 사이트마다 관리될 수 있기 때문에 한 사이트를 정리했다고 모든 OneDrive와 SharePoint 사이트의 이전 사용자 정보가 한꺼번에 사라지는 것은 아닙니다.²

Microsoft의 기본 해결 방법은 Site User ID Mismatch 진단입니다

Microsoft가 우선 권장하는 방법은 SharePoint 관리자 계정으로 Site User ID Mismatch 진단을 실행하는 것입니다.¹

진단에는 다음 정보가 필요합니다.

• 영향을 받는 현재 사용자 계정
• 오류가 발생하는 SharePoint 또는 OneDrive의 원래 사이트 주소

진단 도구가 사용자 ID 불일치를 발견하면 SharePoint에 남은 이전 ID 제거를 제안합니다. 관리자가 조치를 승인한 뒤 현재 계정에 필요한 사이트·그룹·파일 권한을 다시 부여합니다.

사용자를 제거하기 전에는 기존 사이트 그룹, 직접 권한과 파일·폴더의 별도 권한을 먼저 기록해야 합니다. 현재 Entra 계정을 다시 삭제하는 작업과도 구분해야 합니다.

그런데 이번에는 왜 사용자 ID를 변경했을까요?

이번 사례에서는 다음 조건을 확인했습니다.

• 과거 같은 주소를 사용한 계정은 약 6개월 전에 삭제됨
• 현재 사용자는 과거 사용자와 다른 신규 입사자
• 현재 계정의 사용 기간이 일주일 미만
• OneDrive 데이터와 Teams 파일 공유가 거의 없음

이 조건이라면 여러 저장 위치에서 과거 사용자 기록을 반복해서 만날 가능성을 줄이기 위해, 신규 입사자에게 고유한 로그인 ID를 부여하는 방법을 검토할 수 있습니다.

여기서 말하는 사용자 ID는 UPN(User Principal Name)입니다. 사용자가 Microsoft 365에 로그인할 때 입력하는 사용자명@회사도메인 형식의 주소입니다.

기존 계정을 삭제하고 새로 만든 것이 아닙니다. 현재 신규 입사자 계정은 그대로 유지하면서 UPN과 기본 이메일 주소를 고유한 주소로 변경해 기존 Object ID와 라이선스를 유지했습니다.

예를 들면 다음과 같은 변경입니다.

• 변경 전: abc@test.com — 이전 퇴사자가 사용했던 주소를 신규 입사자에게 다시 부여
• 변경 후: abc0829@test.com — 신규 입사자만 사용하는 고유한 로그인·이메일 주소

이 예시에서는 구분을 위해 숫자를 붙였지만, 실제 운영에서는 날짜보다 사번이나 회사에서 정한 고유한 계정 생성 규칙을 사용하는 것이 좋습니다.

변경 후에는 다음 항목을 실제로 확인했습니다.

• Microsoft 365 웹 로그인
• Teams 웹·데스크톱 앱
• Word와 Excel 웹·앱
• OneDrive 파일 확인
• 기존 공유파일 열기

모든 항목이 정상적으로 작동해 이번 기술지원을 마무리했습니다.

사용자 ID 변경이 항상 정답은 아닙니다

UPN을 변경하면 사용자의 OneDrive 주소도 변경될 수 있습니다. Microsoft는 기존 OneDrive 링크, 최근 파일 목록과 공유 링크가 더 이상 작동하지 않아 다시 열거나 공유해야 할 수 있다고 안내합니다.⁴

따라서 다음과 같은 사용자에게는 ID 변경을 먼저 권하기 어렵습니다.

• 이미 OneDrive와 Teams에서 많은 파일을 공유한 사용자
• 기존 주소로 중요한 메일과 업무 시스템을 운영하는 사용자
• Power Automate나 사내 앱에서 OneDrive 주소를 사용하는 사용자
• 여러 SharePoint 사이트와 그룹에 직접 권한이 부여된 사용자
• 과거 계정을 복원하거나 동일인의 업무 자료를 이어받아야 하는 사용자

이 경우에는 기존 UPN을 유지하면서 Site User ID Mismatch 진단으로 이전 사용자 ID를 정리하고, 현재 계정에 권한을 다시 부여하는 것이 우선입니다.

반대로 신규 입사자이고 사용 기간과 공유 범위가 매우 작다면, 업무가 확대되기 전에 고유한 UPN으로 정리하는 편이 향후 충돌과 변경 부담을 줄일 수 있습니다.

앞으로 같은 문제를 줄이려면

가장 중요한 예방 방법은 명확합니다.

퇴사자가 사용했던 이메일·로그인 주소를 다른 신규 입사자에게 동일하게 부여하지 마세요.

이름이나 담당 업무가 같더라도 이전 퇴사자의 주소를 신규 입사자에게 다시 사용하면, SharePoint와 OneDrive에 남아 있는 이전 사용자 기록과 충돌할 수 있습니다. 신규 입사자에게는 처음부터 중복되지 않는 고유한 로그인 ID를 부여하는 것이 좋습니다.

• 신규 입사자에게는 직원별로 고유한 로그인·이메일 주소를 부여합니다.
• 이름이 같을 수 있다면 사번이나 회사의 고유한 계정 생성 규칙을 함께 사용합니다.
• 대표 주소와 역할용 주소는 개인 로그인 계정 대신 공유 사서함으로 분리합니다.
• 퇴사자 계정을 삭제하기 전에 OneDrive, Teams와 SharePoint 권한을 기록합니다.
• 퇴사한 직원이 복귀하더라도 계정이 이미 삭제된 경우라면, 삭제된 주소로 새 계정을 만들기 전에 원래 계정을 복원할 수 있는지 먼저 확인합니다.

Microsoft Entra에서 삭제된 사용자 계정은 일반적으로 30일 동안 복원할 수 있습니다.⁵ 이 기간 안에 원래 계정을 복원하면 기존 Object ID가 유지되므로 이전 로그인·이메일 주소를 계속 사용할 수 있습니다.

반대로 원래 계정이 이미 영구 삭제됐다면 같은 사람이 복귀하더라도 같은 주소로 만든 계정은 새로운 Object ID를 받습니다. 이 경우에도 SharePoint에 남은 이전 사용자 정보와 충돌할 수 있으므로, 주소를 그대로 재사용해도 된다고 판단해서는 안 됩니다. 같은 주소를 꼭 사용해야 한다면 Site User ID Mismatch 진단과 기존 권한 정리가 필요합니다.¹

정리하기

이번 문제는 Word 파일이나 Teams 앱의 오류가 아니었습니다.

• 삭제된 이전 계정과 신규 계정의 이메일 주소는 같았지만 내부 Object ID는 달랐습니다.
• SharePoint에 남은 이전 사용자 ID와 현재 계정이 충돌하면서 공유파일 접근이 차단됐습니다.
• Teams 채팅 파일은 업로드한 사용자의 OneDrive에 저장되므로 저장 위치마다 문제가 다르게 나타날 수 있습니다.
• 일반적인 해결은 Site User ID Mismatch 진단과 현재 계정의 권한 재부여입니다.
• 이번에는 신규 입사자의 사용 기간과 공유 범위가 매우 작아 기존 계정의 UPN을 고유하게 변경했습니다.
• 변경 후 웹·앱·공유파일이 모두 정상적으로 작동하는 것을 확인했습니다.
• 같은 문제를 예방하려면 퇴사자가 사용한 로그인·이메일 주소를 다른 신규 입사자에게 재사용하지 않는 것이 중요합니다.

이 글은 카이온아이티가 고객으로부터 받은 실제 문의와 기술지원 내용을 바탕으로 작성되었습니다.

Teams와 SharePoint 공유파일에서 사용자 계정 충돌이나 권한 오류가 반복되나요?

카이온아이티가 현재 계정과 이전 사용자 기록, 파일의 실제 저장 위치와 공유 권한을 확인하고 필요한 해결 방향을 함께 고민합니다.

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참고 자료

1. Fix site user ID mismatch in SharePoint or OneDrive — Microsoft Learn, 2026-08-29 확인
2. Troubleshoot user profile removal issues in SharePoint — Microsoft Learn, 2026-08-29 확인
3. Isolation and Access Control in Microsoft 365 — Microsoft Learn, 2026-08-29 확인
4. How UPN changes affect OneDrive — Microsoft Learn, 2026-08-29 확인
5. Restore or remove a recently deleted user — Microsoft Learn, 2026-08-29 확인