공유 링크를 만들 때, 중요한 문서는 한 번 더 확인할 수 있을까요?
SharePoint와 OneDrive의 중요한 문서를 외부에 공유할 때, Microsoft Purview DLP가 회사 규칙에 따라 안내하거나 접근을 제한하는 흐름을 쉽게 설명합니다.
연구팀 직원이 협력사와 자료를 검토하려고 합니다.
파일을 메일에 첨부하는 대신 SharePoint에 올리고, 공유 링크를 만들어 보냅니다.
첨부파일을 보낸 것은 아니니 괜찮을까요?
그렇지 않습니다. 링크를 받은 외부 사람이 문서를 열 수 있다면, 중요한 자료가 회사 밖에 전달되는 것은 같습니다.
앞 글에서는 중요한 문서를 외부 메일에 첨부할 때 DLP가 어떻게 확인하는지 살펴봤습니다.
이번에는 문서가 밖으로 나가는 또 다른 길, SharePoint와 OneDrive의 공유 링크를 살펴보겠습니다.
공유 링크는 문서로 들어가는 문입니다
공유 링크는 파일을 복사해 보내지 않고도 함께 일할 수 있게 해 주는 편리한 기능입니다.
하지만 링크는 문서로 들어가는 문과 같습니다. 문을 열 수 있는 사람이 누구인지, 그 안에 있는 문서가 외부에 보여도 되는 자료인지 함께 확인해야 합니다.
회사 소개서처럼 외부에 보여 주기 위한 자료라면 협력사와 공유해도 괜찮을 수 있습니다.
반면 핵심 연구 자료나 임직원 정보가 담긴 문서라면, 링크를 만들기 전에 한 번 더 확인하거나 외부 접근을 막아야 할 수 있습니다.
DLP는 문서와 공유 대상을 함께 봅니다
Microsoft Purview DLP는 SharePoint와 OneDrive에 저장된 문서에도 회사가 정한 규칙을 적용할 수 있습니다.1
Microsoft 365 Business Premium을 사용 중이라면 이 글에서 다루는 SharePoint와 OneDrive의 핵심 DLP 기능을 검토할 수 있습니다. 다만 세부 기능과 고급 DLP의 범위는 보유한 라이선스에 따라 달라질 수 있습니다.5
예를 들어 회사가 이런 약속을 정했다고 해보겠습니다.
“‘기밀-연구자료’ 명찰이 붙은 문서를 회사 밖 사람과 공유하려 할 때 확인한다.”
이 규칙에는 두 가지 질문이 들어 있습니다.
- 이 문서는 회사가 중요하다고 정한 문서인가?
- 이 문서를 회사 밖 사람과 공유하려 하는가?
두 조건이 모두 맞으면 DLP는 회사가 정한 방식으로 반응할 수 있습니다.
노란불로 알리고, 필요하면 빨간불로 멈춥니다
처음에는 공유한 직원이나 문서 담당자에게 안내를 보내는 노란불부터 시작할 수 있습니다.
“이 문서는 회사가 중요 자료로 정한 문서입니다. 외부 공유가 필요한지 다시 확인해 주세요.”
반드시 외부에 나가면 안 되는 문서라면 빨간불을 정할 수도 있습니다. 이 경우 DLP 규칙에 따라 회사 밖 사용자의 접근을 제한할 수 있습니다.1
| 회사가 정한 단계 | DLP 규칙이 작동하면 |
|---|---|
| 확인 | 중요 문서임을 알리고 공유 대상과 필요성을 다시 확인하게 합니다 |
| 제한 | 회사 기준에 따라 외부 사용자의 문서 접근을 막습니다 |
| 기록 | 어떤 규칙이 적용됐고 어떤 조치가 있었는지 관리자가 점검할 수 있습니다 |
안내 문구와 알림 대상, 사용자가 예외 사유를 남길 수 있는지 여부도 회사 정책에 맞춰 정할 수 있습니다.2
다만 기록과 알림의 조회 범위·보관 기간은 적용한 DLP 규칙과 관리자 권한, 라이선스 설정에 따라 달라질 수 있습니다.
링크 설정, DLP, 문서 자물쇠는 역할이 다릅니다
세 가지를 한꺼번에 생각하면 복잡해 보이지만 역할은 분명합니다.
| 역할 | 쉽게 말하면 | 확인하는 것 |
|---|---|---|
| 공유 링크 설정 | 문에 달린 출입 방법 | 누구에게 링크를 줄 것인지, 편집도 허용할 것인지 |
| DLP | 문 앞의 신호등 | 중요 문서를 외부와 공유해도 되는지 |
| 민감도 레이블의 암호화 | 문서 자체의 자물쇠 | 파일을 내려받은 뒤에도 누가 열 수 있는지 |
공유 링크만 관리하면 문서의 중요도를 구분하기 어렵습니다.
DLP만 켠다고 모든 공유가 자동으로 안전해지는 것도 아닙니다. 중요한 문서의 기준과 외부 공유 규칙이 먼저 정해져 있어야 합니다.
파일을 내려받은 뒤에도 보호가 이어져야 한다면, 앞서 살펴본 민감도 레이블의 암호화 권한도 함께 검토해야 합니다.3
공유 버튼을 누르는 순간 항상 팝업이 뜨는 것은 아닙니다
메일의 ‘보내기’ 버튼처럼, 공유 링크를 만드는 바로 그 순간마다 안내 창이 나타난다고 생각하면 정확하지 않습니다.
SharePoint와 OneDrive의 DLP 정책은 저장된 문서와 공유 상태를 확인해 적용되며, 정책과 파일을 평가하는 데 짧은 시간이 걸릴 수 있습니다.2
민감도 레이블을 DLP 조건으로 사용하려면 SharePoint와 OneDrive에서 파일용 민감도 레이블 기능이 활성화되어 있어야 합니다.3
이 글의 예시는 Microsoft가 민감도 레이블 조건을 지원하는 Office 문서와 PDF를 기준으로 합니다. HWP·HWPX처럼 지원 방식이 다른 파일은 실제 업무 환경에서 별도로 확인해야 합니다.4
그래서 실제 운영 전에는 회사가 사용하는 공유 방식으로 직접 시험해 봐야 합니다.
- 중요한 문서에 의도한 보안 등급이 붙어 있는가
- 외부 공유를 했을 때 안내와 접근 제한이 예상대로 작동하는가
- 관리자에게 필요한 기록과 알림이 남는가
- 정상적인 협력사 업무까지 불편하게 만들지는 않는가
기능을 켰다는 사실보다, 실제 업무 흐름에서 원하는 결과가 나오는지 확인하는 것이 더 중요합니다.
처음에는 연구 자료 한 종류로 시험해 봅니다
처음부터 모든 SharePoint 사이트와 모든 파일을 대상으로 시작할 필요는 없습니다.
예를 들어 연구개발 부서의 시험용 사이트에서 기밀-연구자료 명찰 하나를 정하고, 외부 공유 상황을 점검해 볼 수 있습니다.
- 어떤 연구 자료에 명찰을 붙일지 현업이 정합니다.
- IT 담당자가 외부 공유 조건과 안내 규칙을 연결합니다.
- 먼저 기록과 안내 중심으로 시험합니다.
- 반드시 막아야 할 상황이 확인되면 접근 제한을 적용합니다.
이렇게 시작하면 업무를 한꺼번에 막지 않으면서도, 실제로 보호해야 할 문서와 필요한 예외를 함께 찾을 수 있습니다.
오늘은 이것만 기억해 주세요
공유 링크는 단순한 주소가 아니라, 회사 문서로 들어가는 문입니다.
중요 문서의 링크가 회사 밖으로 이어질 때는 “누가 볼 수 있는가”와 “외부에 보여도 되는 문서인가”를 함께 확인해야 합니다.
Microsoft Purview DLP는 회사가 정한 중요 문서가 외부와 공유될 때 알리고, 필요하면 접근을 제한하며, 그 결과를 기록으로 점검하도록 도울 수 있습니다.
다음 글에서는 문서가 USB로 복사되거나 인쇄될 때 회사가 어떤 기준을 세울 수 있는지 살펴보겠습니다.
공유 링크의 대상·권한·만료 기간처럼 외부 공유의 기본 운영 기준이 궁금하다면 외부 공유 링크, 막아야 할까 관리해야 할까? 글도 함께 확인해 보세요.
SharePoint와 OneDrive의 중요 문서 외부 공유 기준을 어디서부터 정해야 할지 고민되시나요?
카이온아이티가 실제 공유 방식과 문서 중요도를 함께 살펴보고, 업무를 불필요하게 막지 않는 첫 DLP 기준부터 점검해 드립니다.
참고 자료
- Data Loss Prevention policy reference — Microsoft Learn
- Send email notifications and show policy tips for DLP policies — Microsoft Learn
- Enable sensitivity labels for files in SharePoint and OneDrive — Microsoft Learn
- Use sensitivity labels as conditions in DLP policies — Microsoft Learn
- Microsoft Purview Licensing Guidance — Microsoft