원드라이브 1TB가 부족한데, 용량을 더 늘릴 수 없나요?

“Microsoft 365 Business Standard를 쓰고 있는데, 직원 한 명의 원드라이브 1TB가 거의 찼습니다. 용량을 더 늘릴 수 없나요?”

고객에게 받은 질문입니다. 파일을 지워서 당장 공간을 만드는 방법도 있겠지만, 앞으로도 업무 파일이 계속 쌓일 예정이라면 다른 방법이 필요합니다.

답부터 말씀드리면, 늘릴 수 있습니다. 다만 필요한 사람에게 용량만 추가할지, 라이선스를 바꿀지에 따라 비용 차이가 큽니다. 저희도 실제 가격을 확인하고 다시 계산해 봤습니다.

한 사람의 원드라이브에 1TB를 더할 수 있습니다

Business Standard의 원드라이브 기본 용량은 사용자당 1TB입니다.¹ 한 사람만 공간이 더 필요하다면 ‘OneDrive Extra Storage’라는 추가 용량 상품을 구매해 그 사람에게 할당할 수 있습니다.²

여기서 꼭 짚고 넘어갈 점이 있습니다. 1TB 팩 하나를 사면 회사 직원 모두의 용량이 늘어나는 걸까요? 아닙니다. 팩 하나는 사용자 한 명에게 할당합니다. 직원 여러 명에게 나눠 줄 수도 없습니다.²

따라서 이 고객의 직원 한 명에게 1TB 팩을 더하면, 그 직원의 원드라이브는 기본 1TB에 추가 1TB를 합쳐 총 2TB가 됩니다. 다른 직원의 기본 용량은 그대로입니다.

그런데 가격을 보고 한 번 더 생각하게 됐습니다

이 글을 준비하며 확인한 Microsoft 365 판매 화면에서 OneDrive 1TB 추가 용량 팩은 연간 결제 기준 연 3,243,600원으로 표시됐습니다. 한 명에게 1TB를 더 주는 비용입니다.

같은 시점 Microsoft 웹사이트에 표시된 Microsoft 365 E3 가격은 사용자당 월 52,700원, 연간 약정·결제 기준입니다.³ 5명이 사용한다면 1년 총액은 3,162,000원입니다.

처음에는 저희도 “1TB 추가 비용이 조직 전체에 적용되는 가격인가?” 싶었습니다. 하지만 앞에서 본 것처럼 한 사람에게 할당하는 가격입니다. 한 사람에게 1TB를 더하는 가격이 E3 다섯 명의 1년 전체 가격과 거의 같은 셈입니다.

다만 E3를 구매했다고 바로 5TB가 되는 것은 아닙니다. E3 사용자 5명 이상이라는 조건을 충족하고 관리자가 용량을 설정해야 각 사용자의 원드라이브를 최대 5TB까지 늘릴 수 있습니다. 1~4명만 E3를 구독한다면 1TB에 머뭅니다.⁴⁸

이미 Business Standard를 쓰고 있다면 차액으로 봐야 합니다

이 고객은 Business Standard를 이미 사용 중입니다. 따라서 E3의 전체 가격이 아니라 기존 라이선스에서 전환할 때 추가로 내는 금액을 비교해야 합니다.

Business Standard와 E3의 Microsoft 공식 표시 가격으로 5명을 1년간 사용한다고 계산해 보겠습니다.³⁵

E3 전환 추가 비용 = (월 52,700원 − 월 18,900원) × 5명 × 12개월 = 연 2,028,000원

3,243,600원 − 2,028,000원 = 연 1,215,600원. 표시 가격으로 단순 계산하면, E3 5명 전환에 추가로 드는 비용이 한 사람의 1TB 추가 팩보다 이만큼 적습니다.

물론 추가 용량 판매 화면과 Microsoft 웹사이트의 표시 가격을 비교한 것이므로, 세금·고객별 계약 가격·갱신 시점에 따라 실제 차액은 달라집니다. E3에는 용량 외의 기능도 포함되지만, 이 글에서는 원드라이브 용량과 추가 비용만 비교했습니다.

용량을 사기 전에 파일의 주인도 확인해 보세요

그 1TB에 직원 개인의 업무 파일이 쌓인 걸까요? 아니면 여러 직원이 함께 쓰는 회사 자료가 한 사람의 원드라이브에 모여 있는 걸까요?

후자라면 용량을 늘리기 전에 자료를 어디에 두어야 하는지부터 살펴봐야 합니다. 원드라이브는 개인 업무 파일을 위한 공간이고, 팀이 함께 관리할 자료에는 SharePoint가 더 알맞습니다.⁶ SharePoint의 조직 저장소는 적격 라이선스 기준 기본 1TB에 라이선스당 10GB가 더해지는 별도 용량입니다.⁷ 한 직원의 원드라이브 용량을 조직 전체가 나눠 쓰는 방식은 아닙니다.

그래서 이 고객에게는 무엇을 권할까요?

계산해 보니 의외였습니다. 한 직원에게 1TB를 추가하는 비용보다, Business Standard 사용자 5명을 E3로 바꿀 때 추가로 드는 비용이 낮았습니다. 그래서 이 고객에게는 추가 용량을 바로 구매하기보다, E3 전환이 가능한지 먼저 확인해 보자고 말씀드리겠습니다.

물론 100GB 정도만 더 필요하다면 추가 용량 팩이 더 알맞을 수 있습니다. 필요한 용량과 E3를 사용할 직원 수를 확인한 뒤 결정하면 됩니다.

이 글은 카이온아이티가 받은 실제 고객 문의를 바탕으로 작성했습니다. 표시 가격은 글 작성 시점의 화면을 기준으로 하며, 최종 구매 가격과 적용 가능 여부는 고객의 계약에서 다시 확인해야 합니다.

원드라이브 1TB가 부족하다면, 추가 용량 팩을 결제하기 전에 E3 전환 비용도 비교해 보세요.

카이온아이티가 현재 라이선스와 사용량을 확인하고, E3 5명 조건을 충족할 수 있는지부터 살펴보겠습니다. 추가 용량 구매와 E3 전환 중 어느 쪽이 우리 회사에 유리한지도 함께 계산해 드립니다.

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참고 자료

1. Microsoft 365 OneDrive 서비스 설명 — 요금제별 저장소 용량 — Microsoft Learn
2. OneDrive Extra Storage 구매 및 사용자 할당 — Microsoft Learn
3. Microsoft 365 E3 공식 표시 가격 — Microsoft
4. E3의 OneDrive 5TB 확대와 사용자 수 조건 — Microsoft Learn
5. Microsoft 365 Business Standard 공식 표시 가격 — Microsoft
6. 원드라이브와 SharePoint의 권장 용도 — Microsoft Learn
7. SharePoint 조직 저장소 계산 방식 — Microsoft Learn
8. 원드라이브 기본 저장소를 최대 5TB로 설정하는 방법 — Microsoft Learn