Microsoft 365에도 문서 보안 기능이 있나요? Microsoft Purview 입문

Microsoft 365를 사용 중인 고객에게 이런 문의를 받았습니다.

“문서 유출이 걱정돼 DLP나 DRM을 검토하고 있습니다. Microsoft 365에도 이런 보안 기능이 있나요?”

먼저 답부터 말씀드리면, 네, 있습니다.

견적서의 원가, 아직 공개되지 않은 개발 자료, 고객 정보, 직원의 급여와 인사 자료처럼 회사 밖으로 나가면 곤란한 문서가 있습니다.

그렇다고 파일 공유와 메일 전송을 멈출 수는 없습니다. 일을 하려면 문서는 계속 오가야 합니다.

그래서 중요한 문서를 일반 문서와 다르게 표시하고, 보호하고, 나중에 확인할 수 있게 돕는 기능이 필요합니다. Microsoft 365 안에는 이 일을 돕는 Microsoft Purview라는 보안 기능이 있습니다.¹

이름은 어렵지만, 하는 일은 아래 다섯 가지로 이해하면 충분합니다.

1. 중요한 문서에는 명찰이 필요합니다

회사 소개서는 고객에게 보여 주기 위해 만드는 문서입니다. 하지만 원가표, 핵심 연구 자료, 고객 목록, 급여 자료는 그렇지 않습니다.

두 문서를 같은 방식으로 다루면 안 됩니다. 그래서 문서마다 ‘일반’, ‘사내용’, ‘기밀’처럼 얼마나 조심해서 다뤄야 하는지 알려 주는 명찰을 붙일 수 있습니다.

Microsoft에서는 이 명찰을 민감도 레이블이라고 부릅니다.²

2. 열 수 있는 사람을 정할 수 있습니다

핵심 연구 자료를 모든 직원이 열어 볼 수 있어야 할까요? 그렇지 않습니다.

중요한 문서에는 누가 열 수 있고, 누가 내용을 고칠 수 있는지 정할 수 있습니다. 파일이 다른 사람에게 전달되더라도, 권한을 받지 못한 사람은 열지 못하게 하는 방식입니다.²

쉽게 말하면, 중요한 문서에 자물쇠를 걸고 열쇠를 받을 사람을 정하는 일입니다.

3. 문서가 밖으로 나갈 때, 신호등을 둡니다

문서 파일은 여러 길을 통해 이동합니다. 메일, 웹, 메신저, USB를 통해 회사 밖으로 나갈 수 있습니다.

이때 회사는 중요한 문서가 이 길을 지날 때, 문서의 보안 등급에 따라 신호등을 밝히도록 정할 수 있습니다. 어떤 길에 신호등을 둘지는 회사가 설정한 범위에 따라 달라집니다.

• 초록불: 회사 규칙에 맞으므로 정상적으로 전달합니다.
• 노란불: “외부로 보내려 합니다. 한 번 더 확인하세요.”
• 빨간불: “이 문서는 외부로 보낼 수 없습니다.”

이처럼 중요한 문서가 밖으로 나가기 전에 경고하거나 멈추게 하는 기능을 DLP, 우리말로 데이터 손실 방지라고 합니다.³

Purview가 “원래 보내려던 거래처인지”를 알아내는 것은 아닙니다. 문서의 중요도와 전달 경로처럼 회사가 정한 기준에 맞을 때 신호등이 켜집니다.

4. 문제가 생기면 기록을 확인할 수 있습니다

어느 날 “이 파일은 누가 외부에 공유했지?”를 확인해야 할 수 있습니다.

그때 직원들의 기억을 하나씩 묻기보다, Microsoft 365에 남아 있는 관련 활동 기록을 찾아볼 수 있습니다. 누가 파일을 공유했는지, 언제 공유했는지 확인하는 데 도움이 됩니다.⁴

이 기능을 감사라고 합니다.

5. 꼭 남겨야 할 문서는 보관합니다

계약서, 세무 자료, 인사 기록처럼 일정 기간 남겨 두어야 하는 문서도 있습니다.

필요한 문서는 회사가 정한 기간 동안 남겨 둘 수 있습니다. 문서를 지키는 일에는 밖으로 나가지 않게 하는 것뿐 아니라, 필요할 때까지 없어지지 않게 하는 것도 포함됩니다.⁵

오늘은 이것만 기억해 주세요

Microsoft Purview는 중요한 문서에 명찰을 붙이고, 필요한 문서는 정해진 사람만 열게 하고, 잘못 보내기 전에는 한 번 더 확인하게 하고, 문제가 생기면 기록을 살펴보고, 꼭 남겨야 할 문서는 보관하도록 돕는 기능입니다.

회사 소개서처럼 밖에 보여 주기 위해 만든 문서까지 막을 필요는 없습니다. 우리 회사에서 꼭 지켜야 할 문서가 무엇인지부터 정하면 됩니다.

Microsoft 365에도 회사 문서를 지키기 위한 보안 기능이 있습니다.

이 글은 카이온아이티가 고객으로부터 받은 실제 문의를 바탕으로 작성했습니다.

다음 글에서는

다음 글에서는 문서에 ‘일반’, ‘사내용’, ‘기밀’ 같은 표시를 붙이는 민감도 레이블을 쉬운 말로 알아보겠습니다.

우리 회사 문서는 무엇부터 구분해야 할까요?

카이온아이티가 우리 회사에서 지켜야 할 문서가 무엇인지부터 함께 살펴보고, Microsoft 365 문서 보안을 어디서부터 시작하면 좋을지 안내해 드립니다.

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참고 자료

1. Microsoft Purview 소개 — Microsoft Learn
2. 민감도 레이블 알아보기 — Microsoft Learn
3. 데이터 손실 방지(DLP) 알아보기 — Microsoft Learn
4. Microsoft Purview 감사 알아보기 — Microsoft Learn
5. 보존 정책과 보존 레이블 알아보기 — Microsoft Learn